Backup φωτογραφιών – βίντεο
Backup φωτογραφιών – βίντεο – Το απόλυτο workflow
Το backup φωτογραφιών αλλά και βίντεο αποτελεί στις μέρες μας κάτι απαραίτητο. Σε μια εποχή όπου πλέον όλα γύρω μας είναι ψηφιακά, θα πρέπει να διασφαλίζουμε τα πολύτιμα δεδομένα από το να μην χαθούν. Ιδιαίτερα στον τομέα των φωτογραφιών και του βίντεο όπου εκεί συχνά βρίσκονται όλες μας οι αναμνήσεις. Στο παρόν άρθρο στόχος μου είναι να αναλύσω το τεχνικό κομμάτι του backup workflow. Απευθύνεται κυρίως σε επαγγελματίες φωτογράφους και εικονολήπτες καθώς είναι αυτό που χρησιμοποιώ εγώ. Σίγουρα όμως θα βοηθήσει και ερασιτέχνες οι οποίοι αναζητούν τρόπους για να προστατεύσουν τα δεδομένα τους από πιθανή απώλεια.
Αρχεία φωτογραφιών και βίντεο – ο θησαυρός του επαγγελματία
Για τον επαγγελματία φωτογράφο – εικονολήπτη τα αρχεία του είναι σίγουρα το πιο σημαντικό κομμάτι της επιχείρησης του. Είναι ουσιαστικά το σύνολο της δουλειάς του, το τελικό προϊόν που θα παραδώσει στον πελάτη και το μέσο με το οποίο θα πληρωθεί Ειδικά όταν μιλάμε για φωτογράφους γάμου και βάπτισης, εκδηλώσεων δηλαδή με στιγμές που δεν θα επαναληφθούν τότε η βαρύτητα που πρέπει να δώσουμε είναι ακόμη μεγαλύτερη. Εάν λοιπόν αντιμετωπίζουμε πραγματικά σαν θησαυρό τα αρχεία μας τότε θα πρέπει να χτίσουμε το κατάλληλο θησαυροφυλάκιο.
Backup φωτογραφιών – βίντεο – Η προετοιμασία
Για να έχουμε ένα πετυχημένο backup απαιτείται μια σωστή προετοιμασία από την στιγμή της λήψης. Αυτό που προσωπικά εφαρμόζω και προτείνω σε όλους τους φωτογράφους είναι να χρησιμοποιούν φωτογραφικές μηχανές οι οποίες έχουν δύο κάρτες μνήμης. Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζουμε πως η εγγραφή των αρχείων γίνεται ταυτόχρονα σε 2 ξεχωριστά μέσα αποθήκευσης. Έτσι ελαχιστοποιούμε το ρίσκο σφάλματος της κάρτας μνήμης. Είναι σχεδόν απίθανο και οι 2 κάρτες μνήμης να εμφανίσουν πρόβλημα ταυτόχρονα.
Σχετικά με τις κάρτες μνήμης προτείνω να επενδύσουμε σε επώνυμες μάρκες όπως η Sandisk, Sony, Lexar και μάλιστα στις medium – high range σειρές. Οι διαφορές στις τιμές είναι πολύ μικρές και για αυτό δεν αξίζει να αγοράσετε κάρτα μνήμης low end καθώς δεν είναι για επαγγελματική χρήση.
Backup κατά την διάρκεια της φωτογράφησης
Αυτό είναι ένα bonus tip το οποίο πολύ δύσκολα εφαρμόζεται σε μη ελεγχόμενες καταστάσεις. Για παράδειγμα σε μια φωτογράφηση προϊόντων, κοσμημάτων ή καμπάνιας οι λήψεις γίνονται με ενσύρματη σύνδεση (tethered capture), αποθηκεύονται σε κάποιον υπολογιστή και προβάλλονται στους συντελεστές. Αντίστοιχα και μια φωτογράφηση σε στούντιο μπορεί να εφαρμόσει την ίδια τεχνική. Σε μια φωτογράφηση γάμου ή βάπτισης όμως δεν υπάρχει τέτοια δυνατότητα. Ο ένας τρόπος είναι αυτός που αναφέρθηκε με την διπλή εγγραφή και σαν έξτρα ασφάλεια μπορούμε να έχουμε μαζί μας ένα laptop και έναν SSD εξωτερικό σκληρό δίσκό (για γρήγορη ταχύτητα) σαν αυτόν και να κάνουμε ένα γρήγορο backup σε μια σχετικά χαλαρή στιγμή. Εκεί που μπορούμε να το κάνουμε σε έναν γάμο είναι κατά τη διάρκεια της δεξίωσης. Ειδικά εάν κάνουμε wedding slideshow (same day photo edit) τότε είναι ιδανική στιγμή.
Backup Workflow – Τα εργαλεία
Έχοντας ολοκληρώσει την φωτογράφηση επιστρέφουμε στο γραφείο/σπίτι μας και ξεκινάμε το backup των φωτογραφιών/βίντεο μας. Θα αναλύσουμε τον εξοπλισμό που χρειάζεται να έχουμε για ένα ιδανικό backup.
- NAS Server
- HDDs (εσωτερικούς σκληρούς δίσκους)
- Εξωτερικούς σκληρούς δίσκους
- Cloud backup
NAS Server – Το πιο πολύτιμο εργαλείο για τον επαγγελματία. Ένας NAS server (Network-attached storage) είναι ουσιαστικά ένας αυτόνομος υπολογιστής με δικό του λειτουργικό σύστημα και όλος ο σχεδιασμός του αφορά την αποθήκευση δεδομένων. Στις μέρες μας οι nas servers έχουν εξελιχθεί σε βαθμό που να αποτελούν workstations αλλά και entertainment stations. Δε θα αναλύσουμε όμως όλες τους τις λειτουργίες παρά μόνο αυτές που μας αφορούν άμεσα. Στην αγορά κυκλοφούν αρκετές μάρκες όμως υπάρχει ένας ηγέτης και αυτός είναι η Synology. Μπορεί τα προϊόντα της να έχουν διαφορά στην τιμή σε σχέση με τους ανταγωνιστές όμως η ευκολία χρήσης, το user interface και τα πρωτόκολλα της την καθιστούν κορυφαία. Ιδιαίτερα το λειτουργικό της σύστημα DSM είναι το πιο δημοφιλές με την μεγαλύτερη κοινότητα υποστήριξης στο reddit. Άρα για όποιο πρόβλημα συναντήσετε ή θα απευθυνθείτε στο εξαιρετικό support ή θα βρείτε τη λύση σε κάποιο thread του reddit. Επίσης πολύ σημαντικό προνόμιο είναι το ότι μπορείτε να έχετε απομακρυσμένη πρόσβαση στα αρχεία σας όπου και αν βρίσκεστε – ακόμη και από το κινητό σας με την εφαρμογή DS file.
Προσωπικά για το backup των φωτογραφιών μου έχω επιλέξει το NAS DS418. Είναι από την σχετικά οικονομική σειρά της Synology με mid range δυνατότητες που όμως με καλύπτουν απόλυτα. Διαθέτει 4 θέσεις αποθήκευσης με έως 48TB χωρητικότητα (4 X 12TB). Το κόστος στην ελληνική αγορά είναι στα 400€ με ΦΠΑ. Η εγκατάσταση γίνεται πανεύκολα σε λιγότερο από 15′ χωρίς να χρειάζεται η βοήθεια τεχνικού.
Προτείνω να χρησιμοποιήσετε το default σύστημα της Synology (SHR) κατά την εγκατάσταση και όχι το ext4 καθώς έχει κάποια πλεονεκτήματα. Επίσης κρατήστε τους δίσκους σας φορμαρισμένους με το προτεινόμενο σύστημα btrfs. Προσοχή : τα συγκεκριμένα φορμά δεν αναγνωρίζονται από άλλους κοινούς υπολογιστές παρά μόνο από την Synology. Μην σας αγχώνει αυτό καθώς είναι κατασκευασμένο για να λειτουργεί σε NAS Server.
Στο μοναδικό σημείο που χρειάζεται να δώσετε προσοχή είναι η καλωδίωση για να εκμεταλλευτείτε τις πολύ γρήγορες ταχύτητες που προσφέρονται. Το NAS συνδέεται με του router σας και αντίστοιχα ο υπολογιστής σας με το router. Δεν μπορείτε να συνδέσετε απευθείας έναν server με τον υπολογιστή σας. Τα συμβατικά router που προσφέρουν οι εταιρείες internet έχουν εξόδους που φτάνουν ταχύτητες έως 10GB/s. Αυτό που έκανα εγώ ήταν να αγοράσω ένα router Xiaomi (20€) το οποίο λειτουργεί σαν διαμεσολαβητής μεταξύ του router σας και του nas. Συνδέετε λοιπόν τα πάντα πάνω στο Xiaomi router και απλά το ίδιο με μια ethernet συνδέεται με το router του παρόχου σας. Τα οφέλη είναι πως έτσι επιτυγχάνουμε ταχύτητα σύνδεσης 100GB/s και ενισχύουμε το σήμα wifi σε όλο μας τον χώρο 🙂
HDDs – Η επιλογή σκληρών δίσκων κατάλληλων για Backup φωτογραφιών – βίντεο είναι απλή. Θα διαλέξετε δίσκους βάσει της χωρητικότητας που θέλετε και θα δώσετε προσοχή να προορίζονται για χρήση NAS. Οι συγκεκριμένοι δίσκοι έχουν σχεδιαστεί να λειτουργούν 24/7 χωρίς πρόβλημα. Αυτούς που επέλεξα εγώ είναι οι Seagate ironwolf pro. (~200€ για 8TB)
Εξωτερικοί σκληροί δίσκοι – Προτείνω να πάρετε 1 ή 2 εξωτερικούς σκληρούς δίσκους ίσους με την χωρητικότητα που έχετε στον NAS Server. Θα εξηγήσουμε το γιατί παρακάτω.
Cloud Backup – Ίσως ο πιο σίγουρος και ασφαλής τρόπος backup. Η υπηρεσία backup που χρησιμοποιώ εγώ είναι το backblaze. Είναι σίγουρα το πιο οικονομικό και ταυτόχρονα δημοφιλές συνδρομητικό μέσο cloud backup. Το κόστος είναι στα 6€/μήνα με απεριόριστη χωρητικότητα! Όσα TB και αν έχετε δεν θα υπάρξει περιορισμός. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μην αποσυνδέσετε για περισσότερες από 30 ημέρες τον δίσκο από τον υπολογιστή που έχετε ορίσει για backup.
Backup Workflow – Συμπληρώνοντας το puzzle
Ο κανόνας 3-2-1 αλλά βελτιωμένος
Ας δούμε λοιπόν τώρα πως δένουν όλα αυτά που αναφέραμε στην πράξη. Επιστρέφοντας από μια φωτογράφηση αρχικά περνάω τα αρχεία στο Synology DS418. Μόλις ολοκληρωθεί η εγγραφή βεβαιωνόμαστε πως η χωρητικότητα της κάρτας είναι ίση με αυτή που περάστηκε στον NAS server. Αυτή τη στιγμή τα αρχεία μας υπάρχουν σε 1 σημείο.
Ήρθε η ώρα να φανεί χρήσιμος ο εξωτερικός σκληρός δίσκος. Ο λόγος που πρότεινα να είναι ίσης χωρητικότητας με αυτή του NAS server σας είναι για να κάνετε ολικό backup του NAS. Εάν για παράδειγμα ο NAS είναι χωρητικότητας 16TB τότε μπορείτε να πάρετε 1 εξωτερικό σκληρό 16TB ή 2 Χ 8TB. Έτσι θα μπορείτε άμεσα να κάνετε backup αυτόματα και όχι χειροκίνητα των νέων αρχείων. Θα επιλέγετε δηλαδή να κάνετε copy – paste όλον τον nas στον εξωτερικό σκληρό και φυσικά θα κάνετε skip στα αρχεία που ήδη υπάρχουν. Είναι σημαντικό να συνδέετε τον εξωτερικό σκληρό απευθείας στον NAS και να κάνετε μέσω του δικού του λογισμικού την αντιγραφή και όχι από τον υπολογιστή σας. Παρέχει μεγαλύτερη ασφάλεια. Τώρα λοιπόν τα αρχεία υπάρχουν σε 2 σημεία.
Φτάνουμε στο 3ο σημείο και το πιο σημαντικό. Ο εξωτερικός δίσκος να γίνει backup σε cloud. Αυτό που κάνω εγώ είναι να παίρνω τον σκληρό δίσκο εκτός γραφείου και να τον κάνω backup από κάπου αλλού (π.χ. στο σπίτι μου). Με αυτόν τον τρόπο έχω εξασφαλίσει πως εάν βρεθώ στην δυσάρεστη θέση να μου κλέψουν το κατάστημα ή να πάρει φωτιά/πλυμμηρίσει θα έχω όλο τον όγκο των αρχείων μου σε 2 ακόμη σημεία. Όταν μιλάμε βέβαια για cloud backup τέτοιας χωρητικότητας θα πρέπει να έχουμε και μια αντίστοιχη σύνδεση. Στο σπίτι μου έχω επιλέξει την INALAN με ταχύτητες (200mbp/s upload & 200 mbp/s download). Έτσι συνδέω τον εξωτερικό μου δίσκο στον υπολογιστή του σπιτιού και τον αφήνω να κάνει backup. Μόλις ολοκληρωθεί το backup τον παίρνω ξανά στο studio για να περάσω τα νέα αρχεία που έχουν μπει στον NAS. Και η διαδικασία αυτή συνεχίζεται για πάντα.
Με αυτόν τον τρόπο έχουμε βελτιώσει τον κανόνα 3-2-1 ο οποίος λέει 3 backup , 2 on location , 1 off location. Εμείς όμως έτσι έχουμε καταργήσει το location αφού η μια τοποθεσία είναι ασφαλής σε cloud backup.
Bonus – Πως να μειώσω τον χώρο των φωτογραφιών
Δυστυχώς στη μάχη με τον χώρο και τον χρόνο είμαστε πάντα ηττημένοι. Οι φωτογράφοι και οι εικονολήπτες το ξέρουν πολύ καλά πως όσος χώρος και αν υπάρχει διαθέσιμος πάντα θα χρειάζεται και άλλος γιατί θα γεμίσει. Στον τομέα της φωτογραφίας όμως μπορούμε να εξοικονομήσουμε πολύ χώρο.
Τα RAW αρχεία των μηχανών μας είναι αυτά που καταλαμβάνουν τον μεγαλύτερο όγκο. Εδώ και τουλάχιστον έναν χρόνο χρησιμοποιώ το πρόγραμμα RAWSIE (πρώην dotphoton) και πραγματικά με έχει σώσει! Εξοικονομείτε τουλάχιστον 50% ίσως και παραπάνω. Στην δική μου μηχανή Sony A7R III όπου το RAW αρχείο είναι περίπου 100mb μπορεί να φτάσει έως και 20mb χωρίς καμία απώλεια στην ποιότητα. Αφού λοιπόν περάσω τα RAW αρχεία μου στον NAS Server αμέσως τα ρίχνω στο RAWSIE και σβήνω τα αρχικά RAW. Έτσι γίνεται μεγάλη εξοικονόμηση αλλά και επιταχύνω το cloud backup μου. Αφού ολοκληρώσω την επεξεργασία των RAW αρχείων και εξάγω σε JPEG μειώνω ακόμα περισσότερο τον όγκο. Περνάω τα jpeg από το SpaceSaver ένα εξαιρετικό πρόγραμμα συρρίκνωσης των jpeg. Έτσι εξοικονομώ δεκάδες GB από κάθε φωτογράφηση.
Backup φωτογραφιών – βίντεο – Επίλογος
Σίγουρα το Backup φωτογραφιών – βίντεο δεν είναι μια εύκολη διαδικασία. Είναι όμως απαραίτητο για κάθε επαγγελματία που σέβεται τον εαυτό του και τους πελάτες του. Το workflow που σας αναφέρω είναι προϊόν μεγάλης έρευνας και αποδεδειγμένα λειτουργεί πολύ καλά. Σαν κόστος μπορεί να απαιτεί για αρχή μια επένδυση περίπου 1000€ για όσα αναφέρουμε. Είναι όμως ελάχιστο το κόστος σχετικά με την αξία του. Μην τρομάζετε με τα τεχνικά και τις πληροφορίες. Μόλις θα το κάνετε θα καταλάβετε πως είναι απλά συνήθεια και θα μπορείτε να έχετε καθαρό το μυαλό σας και να είστε δημιουργικοί 🙂
